Arquivo Acadêmico - AA/UNIP

O Arquivo Acadêmico – AA/UNIP reúne o acervo acadêmico da Universidade, entendido, nos termos do art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018, como o conjunto dos documentos que a Instituição produz e recebe sobre a vida acadêmica dos estudantes e que são necessários para comprovar seus estudos. A composição do acervo, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos obedecem ao Código de Classificação e à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011. A Portaria MEC nº 315/2018, que dispõe sobre a supervisão e o monitoramento das Instituições integrantes do Sistema Federal de Ensino, foi alterada pela Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, que trata da conversão do acervo acadêmico para o meio digital e foi regulamentada pela Portaria MEC nº 613, de 18 de agosto de 2022. Esse conjunto normativo realça a importância do AA e de sua gestão.

O gerenciamento do AA tem como objetivo o atendimento eficiente e eficaz das demandas dos órgãos governamentais, assim como das necessidades internas da Instituição. O acervo pode ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e monitoramento, e o cumprimento das normas que o regem está sujeito à avaliação institucional. Ademais, o gerenciamento permite aproveitar ao máximo as informações disponíveis na Universidade, facilita as consultas aos documentos e, consequentemente, as ações pedagógicas e administrativas.

A gestão do AA inicia-se com a organização do conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias ao seu funcionamento e continua com a definição das formas de arquivamento e tramitação dos documentos, períodos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como dos procedimentos para a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, atendendo ao art. 3º da Lei nº 8.159/91. Em atendimento à Portaria MEC nº 360/2022, desde 1º de agosto de 2022 os novos documentos do acervo acadêmico devem ser produzidos em meio digital, e os documentos recebidos em suporte físico devem ser convertidos para esse meio. A conversão não se limita à digitalização: requer base de dados adequada à preservação do acervo, indexação que permita a pronta recuperação dos documentos, método de reprodução que garanta segurança e preservação e certificação digital no padrão ICP-Brasil, para assegurar a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo. O acervo físico anterior é convertido em etapas, definidas conforme o período de formação dos estudantes, e os documentos anteriores a 2001 são digitalizados por demanda da parte interessada.

As atividades relacionadas ao AA/UNIP seguem os seguintes passos: análise detalhada das Portarias MEC nº 315/2018, nº 360/2022 e nº 613/2022, com destaque para os itens que compõem o acervo acadêmico; levantamento da localização dos documentos dos diferentes setores e do suporte em que se encontram (físico ou digital); levantamento dos itens arquivados nos sistemas da Universidade; classificação dos documentos conforme o Código e a Tabela de Temporalidade; elaboração de um plano de ação para a adequação do AA/UNIP às normas vigentes, incluindo a conversão do acervo físico remanescente para o meio digital; atuação do comitê gestor responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação do acervo; concretização do plano de ação e acompanhamento periódico de seus resultados.

Responsável pelo Arquivo Acadêmico da UNIP:
Profa. Dra. Marina da Camino Ancona Lopez Soligo
Contato: marina.soligo@docente.unip.br